Despre Cash Management…

Orice companie, fie ea mare sau mică, are mai multe funcții:

  1. Cercetare – dezvoltare
  2. Producție
  3. Comercială
  4. Financiar-contabilă
  5. Resurse umane

 

Cash Managementul sau gestiunea numerarului este funcția cea mai importantă: degeaba avem profit contabil dacă nu avem și cash în bancă. Fluxul de numerar este motorul business-ului. El face legătura între încasări, plăți și investiții.

Companiile mari au departamente separate pentru fiecare funcție, și chiar o echipă separată (în cadrul departamentului Financiar-contabil), care se ocupă de Cash Management și Trezorerie. În cadrul companiilor mijlocii, aceste departamente devin roluri care sunt îndeplinite de cei cu funcții de conducere (ex: director comercial, director economic, șef serviciu Financiar-contabil, etc.). La companiie mici, supravegherea cash-ului este mai mult rolul administratorului. Chiar dacă nu este vizibilă, planificarea cash-ului se face la orice nivel, chiar și la PFA-uri.

Instrumentul de planificare a fluxului de numerar este bugetul de trezorerie sau cash flow forecast. Spre deosebire de bugetul obișnuit, acesta cuprinde încasările și plățile firmei. Forecast-ul se face pe un an sau rolling (în fiecare lună eliminăm din model luna care a trecut și mai adăugăm o lună la sfârșit). Dacă vrem mai detaliat, putem face bugetul și pe săptămâni.

Cash management-ul are trei zone:

– Clienți

– Furnizori

– Fonduri lichide (banii disponibili, mai ales cei din bancă)

 

În zona de Clienți trebuie să cunoaștem ce contracte avem cu clienții: termenul de plată, penalizările, discount-urile pe care le acordăm. Trebuie să avem evidența facturilor emise și mai ales a celor neîncasate. Trebuie să cunoaștem și să ținem cont de obiceiul clientului: când plătește (la timp, mai devreme sau întârzie), cum plătește (parțial sau integral) sau este rău platnic.

În zona de Furnizori, la fel, trebuie să cunoaștem foarte bine contractele, ce prețuri avem, dacă sunt condiționate de o anumită cantitate, termenele de plată și penalizările, discounturile. Ne interesează facturile primite și neplătite și cele pe care le avem de primit (ex: chirie, avizele primite fără factură, proformele).

O particularitate a zonei de Furnizori o reprezintă Taxele, respectiv plățile bugetare (TVA, impozite pe profit, taxe locale, etc.).

În cadrul activității de Cash Management propriu-zisă sau Lichidități, ne interesează câți bani avem în conturi, depozite la bănci, ce contracte avem cu banca (ex: cont curent, împrumuturi).

Pe lângă datele pe care le cunoaștem (ex: comenzi, facturi, taxe) sunt și date pe care le estimăm pe baza bugetului sau a oportunităților.

În realitate, indiferent de mărimea firmei, activitate de Cash Management este necesară. Planul de cash ne semnalează zonele în care suntem descoperiți și avem nevoie aport de numerar sau avem exces de cash și trebuie să îi investim. De calitatea datelor depinde calitatea forecast-ului. Este necesară o evidență exactă a acestor elemente pentru a putea lua decizii corecte și la timp.

 

…și despre ODOO

Modul cel mai comod și complet este folosirea unui sistem de gestiune a resurselor sau, cum este cunoscut în limbajul curent, ERP (Enterprise Resource Planning). Dintre ERP-urile mai cunoscute, putem aminti Oracle și SAP, destinate companiilor mari, care au tipuri de tranzacții diferite și multe tranzacții.

ODOO este un ERP destinat fimelor mici și mijlocii. Deși este mai simplu și mai ușor de folosit decât Oracle sau SAP, Odoo are toate funcționalitățile unui ERP complex. El cuprinde mai multe module ce sunt integrate într-o platformă comună și folosesc aceeași bază de date. Pentru fiecare funcțiune a unei companii (Clienți, Furnizori, Marketing, Producție, Contabilitate, Resurse Umane, etc.), Odoo are o aplicație sau o suită de aplicații ce folosește unul sau mai multe module. Acest lucru îi dă o flexibilitate unică.

Fiecare modul are motoare de căutare și oferă și posibilitatea creării de filtre proprii prin funcția de “Căutare avansată”.

Fiecare aplicație are rapoarte standard și, în acelasi timp, există și posibilitatea creării de rapoarte personalizate, ad-hoc (cunoscută în literatura de specialitate ca Business Inteligence). Acestea conferă utilizatorului posibilitatea creării de tablouri de bord (Dashboard).

Odoo se integrează nativ cu Excel-ul, existând funcții de import / export fișiere. Aceasta permite introducerea masivă de date (import) și posibilitatea prelucrării informațiilor obținute (export), sau corelarea lor cu alte date ce nu sunt în baza de date.

Din punct de vedere Securitate, fiecare utilizator (identificat prin nume și parolă) are drepturi specifice și toate acțiunile lui se înregistrează într-un raport istoric (Log).

Revenind la Cash Management, în această activitate folosim câteva module.

Modulul Clienți ține evidența:

– contractelor de clienți – aici găsim informații despre durata contractului, produse, prețul sau lista de prețuri;

– comenzilor – ofertele făcute, comenzile confirmate;

– facturile – facturile emise, în ciornă sau confirmate cu toate detaliile unei facturi;

– incasărilor – fiecare factură are secțiune de încasări unde se pot introduce încasările.

 

În oglindă, modului Furnizori gestionează:

– comenzile – ofertele de la furnizori primite și confirmate;

– facturile de plată – cu toate detaliile, draft sau confirmate.

 

Taxele – se pot defini codurile de tva și se pot atașa fiecărui produs, a.i. putem avea tipuri de tva diferite.

Modulul Financiar – Contabilitate ne oferă informații despre conturile bancare și cash flow.

 

…în loc de Concluzii

Cash is king” spune o vorbă populară. De modul în care îl gestionăm și controlăm depinde succesul afacerii noastre. Pentru a lua decizii corecte și rapide avem nevoie de informații în timp real. Acest lucru este posibil doar folosind un ERP. Aici datele se introduc o singură dată și se pot prelucra în orice modul este necesar. De ex: introducem datele despre un client în modulul de Clienți. Dacă acest client este și furnizor, nu mai este necesar să îl introducem din nou.

 

În cazul în care vă doriți mai multe detalii despre Odoo sau Cash Management, nu ezitați să îmi scrieți pe adresa [email protected] sau direct pe site.

 

Autor: Lucia Fomino

0 Comentarii

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *